Bringen Sie Ordnung und Struktur in Ihre Ablage

Ob digital oder analog mit Papier
– ich stehe Ihnen mit Rat und Tat zur Seite!

Dokumentenmanagement - DokuService Dreyer
Bild von Pexels auf Pixabay

Als Unternehmer arbeiten Sie täglich mit den verschiedensten Dokumenten, z.B.:

  • Buchhaltung (Eingangsrechungen, Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Kontoauszüge, steuerrelevante Dokumente, Mahnungen etc.)
  • Angebote
  • Verträge (Arbeitsverträge, Verträge mit Kunden und Lieferanten, AV-Verträge)
  • allgemeine Korrespondenz (Emails, Newsletter, Prospekte, Flyer, Werbeanschreiben, Umfragen etc.)
  • Lieferscheine
  • Protokolle
  • Berichte
  • Betriebswirtschaftliche Auswertungen
  • Arbeitsanweisungen (QM-Dokumente)
  • Verfahrensdokumentation
  • IT-Dokumentation

Damit Sie alles schnell und einfach wiederfinden, bedarf es einer guten Struktur in Ihrer Ablage – Sie benötigen somit ein gutes Dokumentenmanagement.

Ich berate Sie hierzu gern – ob analog mit Papier oder digital per DMS.

Umstieg auf digitales Dokumentenmanagement

Sie möchten Ihre Dokumente digital verwalten?

Sie haben Fragen, sind noch unsicher oder wissen nicht so recht, wie Sie beginnen können?

Ich unterstütze Sie gern bei diesem Prozess.

Nach einer eingehenden Analyse Ihrer Arbeitsprozesse entwickeln wir gemeinsam eine Strategie für den Umstieg auf ein Dokumentenmanagement-System.

Ich begleite Sie von der Planung bis zur Umsetzung (und auf Wunsch auch darüber hinaus).

Die Schulung Ihrer Mitarbeiter übernehme ich ebenfalls gern. Somit haben Sie mich als Ansprechpartnerin in allen Fragen an Ihrer Seite.

Die Vorteile eines DMS

  • revisionssicheres Archivieren all Ihrer Dokumente
  • schnelles Wiederfinden
  • einfache Handhabung
  • Datensicherung
  • einfacher Datenaustausch mit dem Steuerberater etc. (kein Pendelordner mehr nötig)
  • die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind automatisch hinterlegt (kein manuelles Vorsortieren nötig)
  • platzsparend (kein Archivraum nötig)
  • ressourcenschonend (Papier, Toner, etc.)

Ich bin Vertriebspartner der Advernet GmbH und arbeite selbst mit dem Advernet DMS.
Gern stelle ich Ihnen das Programm vor und berate Sie zu den für Sie passenden Möglichkeiten.
> Mehr zum DMS von Advernet

Rechnungserstellung / -Versand mit und ohne DMS

In der nachfolgenden Übersicht sehen Sie, welche Arbeitsschritte eingespart werden können, wenn Sie auf ein DMS unsteigen.
Sie sparen Aufwand, Zeit, Papier und somit Geld!

Vorteile eines DMS am Beispiel Rechnungserstellung und -Versand - DokuService Dreyer

DMS und Buchhaltung

Vergessen Sie den Pendelordner!

Mit einem DMS können Sie Ihrem Steuerberater / Buchhalter ganz einfach einen Zugang für die relevanten Unterlagen bereitstellen.

Anmerkungen zu bestimmten Dokumenten sowie Rückfragen seitens Ihres Steuerberaters / Buchhalters, können ebenfalls direkt im DMS erfolgen. So sparen sie beide Zeit und Aufwand.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind automatisch im DMS hinterlegt. Somit entfällt für Sie die Kennzeichnung der Ablage und die fristgerechte Vernichtung der Unterlagen.

Eine Betriebsprüfung steht an? Kein Problem.
Mit einem DMS finden Sie alle relevanten Unterlagen ganz einfach. Sie haben alles bereits sortiert vorliegen und sparen sich somit einen erheblichen Aufwand bei der Vorbereitung.

DMS und sonstige Unterlagen (Angebote, Verträge etc.)

Sie wollen kurz etwas in dem alten Vertrag nachlesen?

Was stand noch gleich im Angebot?

Mit einem DMS ersparen Sie sich lästiges Suchen in verschiedenen Ordnern.

Per Kategorie oder Schlagwortsuche finden Sie die gewünschten Informationen unverzüglich wieder. Hier geht nichts verloren.

Einfach, schnell und sicher!

DMS und Qualitätsmanagement (z.B. ISO 9001, TS 16949)

Nutzen Sie das DMS auch für Ihr Qualitätsmanagement!

Mit der Funktion zur Versionierung von Dokumenten können Sie sicherstellen, dass stets die aktuellen Versionen verfügbar sind.

Über die Rechteverwaltung können Sie entsprechende Leserechte übertragen und stellen somit sicher, dass alle QM-Dokumente den Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Mit wenigen Klicks haben Sie damit die Anforderung der Norm erfüllt.

Ein weiterer Vorteil ist die Notiz-Funktion. Haben Ihre Mitarbeiter Veränderungsvorschläge oder Fehler entdeckt, so können sie diese in einer kurzen Notiz für das jeweilige Dokument vermerken. Diese Notiz ist dann auch für die anderen Mitarbeiter sichtbar und verhindert mehrfache Anmerkungen. Somit geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, aktiv an der Dokumentation mitzuwirken.
Bei der nächsten Überarbeitung der QM-Dokumente haben Sie alle Anmerkungen sofort im Blick und können diese entsprechend berücksichtigen.

Das spart Aufwand, Zeit und Rückfragen.

Unterstützung bei Papier-Ablage

Sie arbeiten mit Papier und brauchen Unterstützung?

Auch hierbei stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Mit einem auf Sie abgestimmten Ablage-System bringen wir gemeinsam Ordnung in Ihr Chaos.
Das gilt für die Ordner genauso wie für die Ablage auf Ihrem PC.

Eine durchdachte Ordner-Struktur hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und Ihre Dokumente möglichst schnell wiederzufinden.

Zudem gibt es eine Vielzahl an Programmen und Tools, die Ihnen den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können. Ich berate und unterstütze Sie gern.

Mein Ziel: Eine praxistaugliche Lösung und somit Arbeitserleichterung für Sie!

Kontaktieren Sie mich gern für ein unverbindliches Vorgespräch.

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Mit meinem Büroservice bleiben Sie flexibel – kurzfristig oder langfristig.

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Sie wünschen sich mehr Struktur in Ihren Abläufen?

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Mehr Informationen finden Sie unter